覚えておきたい産休前の職場で使える2つの挨拶

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お辞儀する女性

産休・育休は無事に赤ちゃんを出産して育てるために必要な制度です。その一方で、職場で働く上司、同僚、後輩に負担がかかってしまうのも事実です。そこで産休に入る前に、やっておきたい挨拶の仕方について説明していきます。挨拶の仕方を知っておくことで、将来的に復帰しやすい雰囲気や環境を作れるほか、自分の心配ごとも減るため、確実に押さえておくことをおすすめいたします。

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誰に挨拶をしたらいいのか?

挨拶

産休前に挨拶をしておくと復帰がしやすくなりますが、実際には誰に挨拶をするべきかは分かりにくいものです。基本的に挨拶をしておくべき人は以下の通りです。

仕事を引き受けてくれる同じ部署の人

上司、同僚、後輩などの同じ部署の人が、基本的にあなたの仕事量を分担して負担してくれると思います。そのため、こうした人たちに感謝の意味を込めて、挨拶をし忘れないようにすることが大事です。特に、後任してくれる方にはお菓子などを渡しておくのもいいでしょう。

会社の中で関わりのある人

例えばスタッフ部門でお世話になっている人など、普段から仕事を一緒にしている人には挨拶をしておくべきです。

取引関係にある社外の人

挨拶をしておかない場合、産休に入った後に取引上のトラブルが発生する可能性もありえます。こうした事態を引き起こさないためにも、社外の人にも挨拶をしておくようにしましょう。

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挨拶をするときのポイント

報告する女性

挨拶をするにあたって、社内の人と社外の人に分けて確かめておいてほしいことと、報告するタイミング、報告する内容を抑えておきましょう。

社内の人に向けて

  • 産休と育休に入る日と戻る日を明確にしておく
  • 誰にどの仕事を引き継ぐのかを明確にしておく
  • 最終出社日の1ヶ月前までに口頭で挨拶する
  • 最終出社日にメールをする

会社の規模が小さければ、全員に口頭で挨拶をしたのち、最終出社日にもメールで伝えると丁寧さが伝わります。このときに、感謝の気持ちを忘れないようにしましょう。

社外の人に向けて

  • 最終出社日の約一週間前までに産休に入ることを報告する
  • 自分の仕事を引き継ぐ人間が誰なのかを報告する
  • 自分の仕事を引き継ぐ人間の連絡先を報告する

報告すると同時に、仕事を引き継ぐ担当者と一緒に挨拶に行くのが理想となります。

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口頭?メール?どう伝えたらいい?

メールを打つ女性

誰に挨拶をすればいいか分かっても、多くの人に会って挨拶をすることは大変なことです。そこで、どのように伝えたらいいのかを説明していきます。挨拶の方法は大きく分けると「口頭での方法」と「メールでの方法」に分けられるでしょう。

  • 「口頭での方法」は特にお世話になっている人
  • 「メールでの方法」は多くの人数や社外の人

このことから、次に口頭での挨拶とメールでの挨拶に分けて、下記で例文をあげてみたいと思います。

口頭での方法

まず「口頭での方法」です。多くの部署では、上司により産休に入る旨の挨拶をしてくれるでしょう。その時には下記の点を伝えておくようにします。

  • 産休と育休の取得期間
  • 業務を公認してくれる人

以上のポイントを伝えておくべきです。例文をあげると次のようになります。

例)

「この度は○月に出産予定のため、○月○日から○月○日まで育児休業を取らせていただきます。

この間、皆様にはご迷惑をおかけしますが、○○さんに後任をお願いしております。

復帰後には精いっぱい働かせていただきますので、どうぞよろしくお願いいたします。」

メールでの方法

次に「メールでの方法」です。メールでもポイントとなることは口頭と同じです。ただし、社内であれば一斉送信でも良いですが、社外に対しては1通ずつ送るべきでしょう。例文をあげると次のようになります。

例)

「大変お世話になっております。○○会社の○○です。

私ごとで大変恐縮ですが、○月に主産を控えているため、○月○日より長期休暇をいただくことになりました。

なお休業中の後任につきましては、弊社○○が行います。○○の連絡先は下記の通りです。

○○@○○

○○様には大変ご迷惑をおかけしますが、今後ともお取引きいただければ幸いです。

以上、よろしくお願いいたします。」

また、これは基本的な文型になるため、相手によって大変になることへのお詫びや、日ごろのご愛顧の念、復帰後の意気込み等を記入してもいいでしょう。こうした点で分からないことがあれば、相談できる上司などに頼んでみるのもおすすめです。

おわりに

産休前に職場へ挨拶をしておくことで、職場への復帰をしやすくしたり、出産時の心配を減らしたりすることができるようになります。そのため、会社で関わりのある人に対して、なるべくなら口頭とメール、両方を使って挨拶をするといいでしょう。このようなポイントを押さえておけば、産休時の挨拶で悩まずに済むようになります。

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22歳。B型。既婚。
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妊娠の経験を活かし、妊娠中の注意点、妊娠中に必要な基礎知識の記事を担当。
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